Pacjent wyszedł, kolejny czeka w poczekalni, a fotel przez kilka minut stoi pusty. Asystentka sprząta, uzupełnia tacę, dezynfekuje powierzchnie, lekarz kończy notatkę. Nic złego się nie dzieje — a jednak właśnie wtedy gabinet traci najdroższy zasób, jakim dysponuje: czas pracy stanowiska. Te minuty między pacjentami mają nazwę — czas przezbrojenia — i mają swoją cenę, tyle że nikt jej zwykle nie liczy.
To jeden z najbardziej niedocenianych wskaźników operacyjnych. W przeciwieństwie do reklamy czy cennika nie wymaga wydawania pieniędzy, żeby go poprawić — wymaga tylko uwagi.
Dlaczego puste minuty tak drogo kosztują
Koszty stałe gabinetu — czynsz, leasing unitu, pensje, amortyzacja — biegną niezależnie od tego, czy w fotelu ktoś siedzi. Każda minuta, w której stanowisko nie pracuje, jest więc opłacana, ale nic nie przynosi. Przy kilkunastu pacjentach dziennie różnica trzech czy czterech minut na przezbrojeniu potrafi urosnąć do godziny „wyparowanej” z grafiku — godziny, w której zmieściłby się dodatkowy pacjent albo o tyle wcześniejsze zamknięcie dnia.
Policzmy to na sucho, dla wyobrażenia skali. Jeśli stanowisko obsługuje 16 pacjentów dziennie, a każde przezbrojenie skrócisz o 3 minuty, odzyskujesz 48 minut. W skali miesiąca to kilkanaście godzin fotela, których nikt wcześniej nie widział w kalendarzu.
Gdzie te minuty uciekają
Przezbrojenie rzadko jest długie z jednego powodu. Zwykle składa się na nie kilka drobnych opóźnień, które nakładają się na siebie:
- szukanie materiałów, bo stanowisko nie było uzupełnione z góry,
- czekanie, aż lekarz skończy dokumentację, zanim asystentka zacznie sprzątać,
- brak jasnego podziału, kto robi co w trakcie zmiany pacjenta,
- ustawianie fotela i sprzętu „od zera” zamiast z zapisanej pozycji,
- przenoszenie narzędzi tam i z powrotem między sterylizacją a gabinetem.
Charakterystyczne, że żadne z tych opóźnień nie wynika z braku personelu ani sprzętu. Wszystkie biorą się z organizacji — i dlatego wszystkie da się usunąć bez wydatku.
Co skraca przezbrojenie
Najskuteczniejsze jest przygotowanie stanowiska z wyprzedzeniem i równoległa praca zamiast sekwencyjnej. Zamiast czekać, aż jedno się skończy, żeby zacząć drugie, część czynności nakłada się w czasie:
| Zamiast | Lepiej |
|---|---|
| Sprzątać po wyjściu pacjenta i dopiero potem uzupełniać | Uzupełniać stanowiska rano na cały blok |
| Ustawiać fotel ręcznie | Korzystać z zapisanych pozycji (wejście, zabieg, płukanie) |
| Nosić pojedyncze narzędzia | Gotowe, wcześniej złożone tace na typ zabiegu |
| Zaczynać porządki po notatce lekarza | Asysta rozpoczyna rozłożenie, gdy zabieg dobiega końca |
Pomaga też prosta lista kontrolna „stanowisko gotowe”, dzięki której nikt nie musi się zastanawiać ani dopytywać — kroki dezynfekcji i kontroli zakażeń pozostają pełne, ale przebiegają płynnie i w tej samej kolejności za każdym razem.
Jak to wdrożyć bez rewolucji
Zacznij od pomiaru. Przez tydzień notuj, ile realnie trwa zmiana pacjenta na jednym stanowisku — sama liczba bywa zaskakująca i od razu pokazuje, czy problem w ogóle istnieje. Potem wybierz jedną, dwie zmiany z tabeli powyżej i wprowadź je na próbę, obserwując, czy przezbrojenie się skraca i czy zespół nie odczuwa presji kosztem staranności. Chodzi o odzyskanie pustych minut, nie o popędzanie ludzi.
Ciekawe w tym wskaźniku jest to, że poprawia dwie rzeczy naraz: wydajność gabinetu i komfort pracy zespołu, który przestaje działać w chaosie ostatniej chwili. Rzadko która zmiana organizacyjna daje jedno i drugie bez wydawania złotówki — a ta akurat leży w zasięgu ręki każdego gabinetu, niezależnie od wielkości.
Źródła
- Sposoby na poprawę efektywności gabinetu stomatologicznego — Pearl — hellopearl.com
- Harmonogram jako kluczowy system w gabinecie — Desergo — desergo.com
Tekst oparty na praktyce organizacyjnej gabinetów; ma charakter informacyjny.
