Większość gabinetów wie, ile kosztuje cennikowo wypełnienie, ale nie wie, ile kosztuje godzina pracy fotela. A to drugie pytanie jest ważniejsze, bo to ono decyduje, czy dany zabieg w ogóle zarabia. Bez znajomości kosztu fotela na godzinę cennik powstaje przez patrzenie na konkurencję, a nie przez rachunek — i czasem najlepiej sprzedający się zabieg okazuje się tym, który przynosi najmniejszą marżę.
Policzenie tego nie wymaga systemu controllingowego. Wymaga rozdzielenia kosztów na stałe i zmienne oraz uczciwego policzenia, ile godzin fotel naprawdę pracuje. Reszta to arytmetyka.
Koszt fotela na godzinę — z czego się składa
Punktem wyjścia są koszty stałe gabinetu, które płyną niezależnie od liczby pacjentów: czynsz, amortyzacja sprzętu, pensje stałe (recepcja, asysta), media, oprogramowanie, ubezpieczenia, marketing. Sumę miesięczną dzielimy przez realną liczbę godzin pracy fotela w miesiącu. I tu pojawia się pierwsza pułapka.
Fotel nie pracuje tylu godzin, ile gabinet jest otwarty. Trzeba odjąć okienka, nieodwołane wizyty, czas na dezynfekcję między pacjentami, urlopy. Realne obłożenie bywa znacząco niższe od teoretycznego, a to właśnie ono wchodzi do mianownika. Im niższe obłożenie, tym wyższy koszt każdej przepracowanej godziny.
Od kosztu godziny do marży zabiegu
Mając koszt stały na godzinę, dla każdego zabiegu liczymy:
- Czas trwania zabiegu (z dezynfekcją i przygotowaniem) — przeliczony na koszt stały.
- Koszty zmienne zabiegu — materiały, jednorazówki, koszt pracy lekarza, jeśli rozliczany od zabiegu, koszt pracowni przy pracach protetycznych.
- Cenę zabiegu minus dwie powyższe pozycje — to jest marża rzeczywista.
Dopiero ta liczba mówi prawdę. Zabieg drogi cennikowo, ale czasochłonny i materiałochłonny, potrafi zarabiać mniej na godzinę niż szybki zabieg o niższej cenie.
Przykład rozumowania
Załóżmy, że koszt stały fotela wynosi pewną kwotę X na godzinę. Zabieg trwający dwie godziny obciąża się dwukrotnością X plus materiały. Jeśli jego cena ledwie pokrywa tę sumę, gabinet pracuje, ale nie zarabia — fotel mógł w tym czasie wykonać dwa krótsze, lepiej marżujące zabiegi. To nie znaczy, że długie zabiegi są złe; znaczy, że ich cena musi uwzględniać czas, który blokują.
Co z tą wiedzą zrobić
- Skorygować ceny zabiegów o najniższej marży godzinowej, zamiast podnosić cennik liniowo.
- Skrócić zabiegi, gdzie się da, bez utraty jakości — czas to największy koszt.
- Walczyć z nieobecnościami, bo każde puste okienko podnosi koszt godziny dla wszystkich pozostałych.
- Świadomie decydować, które zabiegi są „lokomotywą” pozyskującą pacjenta, a które realnie utrzymują gabinet.
Najczęstszy błąd
Gabinety liczą marżę na materiałach i zapominają o czasie. Tymczasem dla fotela czas jest zasobem rzadkim — godzin w miesiącu jest skończona liczba. Zabieg, który nie pokrywa kosztu zajmowanej godziny, dokłada do interesu, choćby pacjent płacił gotówką i chwalił obsługę. Kto raz policzy koszt fotela na godzinę, ten przestaje patrzeć na cennik konkurencji, a zaczyna patrzeć na własny zegar.
Źródła
- American Dental Association — materiały o ekonomice praktyki (cost-per-hour, overhead).
- Contribution margin — definicja i zastosowanie w kalkulacji rentowności.
Tekst oparty na praktyce zarządzania gabinetem. Ma charakter informacyjny i nie stanowi porady finansowej; konkretne wartości należy policzyć dla własnej działalności.
