Pełny grafik i rentowny grafik to dwie różne rzeczy, które łatwo pomylić. Fotel zajęty od rana do wieczora wygląda na sukces, ale jeśli wypełniają go zabiegi nisko marżowe, długie przezbrojenia i okienka po odwołaniach, gabinet może pracować na pełnych obrotach i ledwo wychodzić na swoje. Wykorzystanie fotela to nie liczba zajętych godzin, lecz to, co się w tych godzinach dzieje.
Większość gabinetów mierzy obłożenie w sztukach: ilu pacjentów dziś przyjęto. Tymczasem prawdziwe pytanie brzmi inaczej — ile produktywnego czasu wygenerował każdy fotel i ile z niego wyciekło, zanim ktokolwiek usiadł.
Co zżera czas fotela
Godzina pracy fotela rzadko jest godziną pracy nad pacjentem. Z tej godziny trzeba odjąć kilka cichych strat:
- Przezbrojenie — sprzątanie, dezynfekcja i przygotowanie stanowiska między pacjentami.
- Okienka po odwołaniach i nieobecnościach — slot, którego nikt nie zdążył uzupełnić.
- Niedoszacowane zabiegi — wizyta zaplanowana na pół godziny, która zajmuje pełną.
- Oczekiwanie na decyzję pacjenta — czas spędzony na rozmowie o kosztach, który nie kończy się zabiegiem.
Każda z tych strat z osobna wygląda niewinnie. Zsumowane potrafią zjeść jedną na pięć godzin pracy fotela — i to właśnie one, a nie brak pacjentów, ograniczają wynik.
Jak mierzyć, żeby coś z tego wynikało
Sam procent obłożenia nic nie mówi, dopóki nie zestawi się go z wartością. Fotel wypełniony w 95% przeglądami i lakowaniem może przynosić mniej niż fotel obłożony w 70% protetyką i leczeniem kanałowym. Warto patrzeć na produktywność godziny fotela: przychód wygenerowany na każdą dostępną godzinę pracy stanowiska. Dopiero to zestawienie pokazuje, czy pełny grafik faktycznie pracuje, czy tylko sprawia takie wrażenie.
Co realnie poprawia wykorzystanie
Najszybsze efekty daje nie dokładanie pacjentów, lecz uszczelnianie strat. Skrócenie przezbrojenia przez gotowe zestawy narzędzi. Lista rezerwowa pacjentów gotowych wskoczyć w zwolniony termin. Realistyczne szacowanie czasu zabiegów na podstawie własnych danych, nie optymistycznych założeń. Świadome układanie grafiku tak, by zabiegi o wyższej marży nie lądowały w najgorszych godzinach. Każda z tych zmian odzyskuje czas, który już jest opłacony — bo fotel, asysta i czynsz kosztują tak samo, niezależnie od tego, czy stanowisko pracuje, czy stoi.
Kiedy nie warto tego ruszać
Jest granica, za którą pogoń za wykorzystaniem fotela szkodzi. Grafik napięty do zera, bez żadnego buforu, łamie się przy pierwszym opóźnieniu i przenosi stres na cały zespół oraz na pacjenta na fotelu. Celem nie jest sto procent obłożenia — celem jest jak najwięcej produktywnego czasu przy zachowaniu jakości i spokoju pracy. Gabinet, w którym personel biega między fotelami bez chwili oddechu, zwykle nie jest najbardziej rentowny, tylko najbardziej zmęczony.
Źródła
- American Dental Association — zasoby z zakresu zarządzania praktyką stomatologiczną.
- Narodowy Fundusz Zdrowia — organizacja i rozliczanie świadczeń.
Tekst oparty na praktyce zarządczej i obserwacji branży. Ma charakter edukacyjny i nie stanowi porady finansowej dopasowanej do konkretnego gabinetu.
